Hva er et regnskap?
Regnskap er et hjelpemiddel for å vurdere den økonomiske situasjonen til organisasjonen. Regnskapet gir en oversikt over inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld. Det er dette dokumentet som viser hva organisasjonen faktisk har brukt pengene på.
Hvorfor er det viktig med regnskap?
Selv om mange organisasjoner ikke har regnskaps- og revisjonsplikt er det likevel viktig å ha et regnskap for å ha kontroll med utgiftene i organisasjonen. Regnskap gjør det transparent hvordan pengene brukes. Regnskapet skal også legges frem og godkjennes av årsmøte. Offentlige myndigheter, banker og låneinstitusjoner vil også vite om dere har kontroll på økonomien hvis dere skal søke støtte eller lån.
Hva er et bilag?
Hele grunnlaget for organisasjonens regnskap er basert på bilag. Et bilag kan ses på som et verdipapir, eller en måte å vise hvordan pengene er brukt. Det kan være en kvittering, en faktura eller et bankbilag fra banken. For å føre gode regnskap er det viktig at dere har et godt system for hvordan dere oppbevarer bilagene i organisasjonen. Videre er det viktig å ha en kontoplan hvor dere kan føre inn bilagene.
Bilag:
- Skal regnskapsføres i henhold til kontoplan
- Alle kvitteringer må minst inneholde sum, organisasjonsnummer (MVA)
- Er grunnlag for regnskapet
Hva er en kontoplan?
En kontoplan er en systematisk oppstilling av de kontoer som inngår i organisasjonen sin bokføring.
Kontoplanen deler opp regnskapet og organiserer inntektene og kostnadene på en slik måte at de gir overblikk over organisasjonens økonomiske situasjon.
Vi kan dele regnskapet inn i to deler – balanse og resultatregnskap.
Hver konto tildeles et navn og et unikt kontonummer. Kontonumrene er delt inn i
kontokodeklasser, kontogrupper og kontokode. Typisk vil det første sifferet i kontonummeret angi kontoklasse, det andre sifferet angi kontogruppe, og tredje og fjerde siffer angi konto.
For eksempel:
1 – Eiendeler
2 – Egenkapital og gjeld
3 – Salgs- og driftsinntekter
4 – Varekostnad
5 – Lønnskostnad
6 – Andre driftskostnader
7 – Andre driftskostnader
8 – Finansinntekter/-kostnader, skatter og årsresultat
1725 – Depositum leie
5900 – Gave til ansatte
6300 – Leie lokaler
6701 – Revisjon
8040 – Renteinntekter
Hva er revisjon?
Revisjon er kontroll av regnskapet. Alle regnskap bør gjennomgås og kontrolleres av en annen person enn den som har ført det.
Ikke-profitt søkende organisasjoner er regnskapspliktige bare hvis de har eiendeler til en verdi av over 20 millioner eller gjennomsnittlig overskrider et antall på 20 årsverk per år.
Årsregnskapet til organisasjoner som er regnskapspliktige må revideres av en autorisert revisor.
Hva er en revisor og en regnskapsfører?
- Revisor (kan være hvem som helst)
- Autorisert revisor (Master, tre års praksis, etterutdanning 120 t/3 år, hederlig vandel)
Regnskapsfører
- Autorisert regnskapsfører (Bachelor, to års praksis, etterutdanning 77 t/ 3 år, politiattest)
Når og hvor skal regnskapet godkjennes?
Årsmøtet er den høyeste myndighet i organisasjonen, og det er her regnskapet skal legges frem og godkjennes. I tillegg skal budsjettet drøftes og godkjennes for det kommende året. Budsjettet følger handlingsplanen eller aktivitetsplanen, og vedtas av årsmøtet.
Andre roller:
- Signaturrett: denne personen har fullmakt til alt på vegne av foreningen (velges når foreningen registreres i Brønnøysunregistrene). Kan være en person/flere/alene/i fellesskap/rollebestemt.
- Prokura: denne personen har fullmakt til alt utenom å kjøpe, selge eller ta opp lån på eiendom (i liten grad relevant for en frivillig organisasjon).
- Forretningsfører: oftest brukt i borettslag og sameier, gjerne innleid, altså ikke fast ansatt, gjerne begrenset ansvar knyttet til administrasjon og økonomi.
Mer info finner du her: Økonomihåndbok for frivillige organisasjoner
10 tips for å bygge et godt regnskap
- Bruk god tid: Før regnskapet så nøyaktig som mulig.
- Detaljer: Alle føringer i regnskapet må ha en dato som forteller når pengene ble brukt og hva de ble brukt til.
- Opplæring: Sørg for at de som fører regnskapet har nok kunnskap.
- Budsjett: Grupper inntekter på samme måte i budsjett og regnskapet for å kunne sammenligne og finne forskjeller.
- Oppfølging: Lag gode rutiner. Føre regnskapet regelmessig hele året.
- Struktur: Følg regnskaps strukturen uten “snarveier”
- Slapp av: Regnskapet skal vise hva som skjedde. Det vil som regel avvike noe fra budsjettet
- Samle på alt: Ta vare på alle kvittering, kontoutskrifter, fakturaer etc.
- Rapporter: Gå gjennom regnskapet på hvert styremøte så styret er orientert.
- Fordel ansvaret: Sørg for at flere kjenner og er involvert i regnskapet.
OBS: En stiftelse er regnskapspliktig uansett størrelse. Mange styrer velger i tillegg å ha en intern revisor. Det kan være noen i styret eller et vanlig medlem som har et ekstra ansvar for å kontrollere regnskapet. Oppgavene til en intern revisor vil være å passe på at regnskapet følger vedtak, lover og regler i organisasjonen.