Forberedelser: se hva som står i vedtektene
I forkant av et årsmøte har styret snakket sammen om hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Det kan være lurt å se i vedtektene for å huske hva som skal forberedes til møtet og at ting gjøres til riktig tid.
For eksempel kan vedtekter se slik ut (hentet fra mal hos Brønnøysundregisteret):
§ 6 Årsmøte
Årsmøtet, som holdes hvert år, er foreningens høyeste myndighet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter, og alle medlemmer har én stemme. Møteleder velges av årsmøtet. Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall (mer enn 50 %) av de avgitte stemmene. Stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning (eller at styreleder har dobbeltstemme). Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel, direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Årsmøtet kan ikke behandle forslag som ikke er oppført på sakslisten, med mindre 3/4 av de fremmøtte krever det.
§ 7 Årsmøtets oppgaver
Årsmøtet skal
- behandle årsmelding
- behandle revidert regnskap
- behandle innkomne forslag
- fastsette kontingent
- vedta budsjett
- velge
- leder og nestleder
- styremedlemmer
- varamedlemmer
- revisor
Gjennomføring
Dagsorden:
1. Åpning v/leder
2. Godkjenning av innkalling
3. Valg av ordstyrer og referent
4. Årsmelding
5. Regnskap
6. Budsjett
7. Arbeidsplan / handlingsplan /aktivitetsplan
8. Innkomne forslag
9. Valg av styre og komiteer
10. Avrunding
Bruk innkallingen som er sendt ut til medlemmene som agenda for møtet.
Etter velkommen og godkjenning av innkalling skal det velges ordstyrer og referent. Disse er forespurt på forhånd, men skal formelt velges. Ordstyreren kan være hvem som helst, men det er en fordel at det ikke er en som skal velges til et verv eller er leder for organisasjonen. I noen organisasjoner er det bestemt at ordstyreren skal være en som ikke har stemmerett.
Årsmeldingen er sendt ut til medlemmene i forkant av møtet. Når årsmeldingen skal legges frem kan ordstyrer spørre årsmøtet om det er nødvendig å lese gjennom hele i fellesskap, om det viktigste skal leses opp, eller om den kan godkjennes på bakgrunn av at medlemmene har lest gjennom på egenhånd før møtet. Årsmeldingen (også kalt styrets beretning eller årsrapport) er en oppsummering av hva organisasjonen har gjort det siste året. Se mal for årsmelding her.
Regnskap og budsjett legges frem på samme måte, det er vanlig å presentere hovedtallene, og ikke gå inn i alle detaljene.
Det er også fint å sin noe om planene for det videre arbeidet i organisasjonen. Dette informerer, og skaper eierskap blant medlemmene.
Hvis det har kommet inn forslag fra medlemmene skal disse behandles. Enten kan forslagene vedtas, forkastes, eller flyttes over til behandling i styret (hvis saken er for «liten» for årsmøte).
Mot slutten av årsmøtet skal nytt styre velges. Og eventuelle nye grupper og komiteer utnevnes. I forkant av årsmøtet er det vanlig at en valgkomiteé har jobbet med å finne frem til og foreslå passende kandidater. Ofte er det slik at bare deler av styret er på valg. Det kan være leder, nestleder, styremedlemmer og/eller varamedlemmer. Dette kan du lese mer om på denne siden.
Etterarbeid
Foreningen bør skrive protokoll (referat) fra årsmøte. Årsmøteprotokollen er et viktig dokument som viser hvilke saker som er diskutert og eventuelt vedtatt. Referenten har i løpet av møtet notert ned hvilke vedtak som er fattet. Etter at møtet er over må ofte referenten gå gjennom og renskrive referatet. Deretter må 2 personer underskrive dokumentet. Det offisielle referatet fra årsmøtet er et viktig dokument for foreningen, og bør lagres digitalt på et sikkert sted.
Protokoll fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte bør inneholde:
- navn på laget eller foreningen som har avholdt møte
- dato og sted for årsmøtet
- opplysning om hvor mange som var til stede, eventuelt hvem som deltok
- valg av styre, med fullstendig oversikt over styrets sammensetning etter valget
- informasjon om sakene som har vært til behandling/vedtak som er gjort
Årsmøteprotokollen skal underskrives av de som er valgt av årsmøtet til å skrive under.
Kilde: Brønnøysundregistrene