BUDSJETT
Budsjett er en oppstilling av fremtidige kostnader og inntekter i en gitt periode. I budsjettet setter man opp tall for hva man tror ting kommer til å koste. I regnskapet skriver man opp hva ting faktisk kostet.
Hvorfor er det viktig med budsjett?
Budsjett er et viktig for at organisasjonen skal drives på en god måte. Det gir en plan for driften og et mål å styre etter. Budsjettet vedtas på årsmøte og er en demokratisk avgjørelse om hvordan pengene skal brukes. På årsmøtet vedtas budsjettet for et visst tidsrom, normalt for et kalenderår. Hvis inntektene og/eller utgiftene blir annerledes enn det årsmøtet har bestemt, kan styret foreslå å endre det. Endringene må legges frem og begrunnes for neste årsmøte.
Budsjettet henger tett sammen med handlingsplanen og gir en oversikt over de viktigste prioriteringene. Budsjettet er også viktig som styringsverktøy for å oppdage kostandsendringer underveis, slik at dere kan ta grep for å rette opp i tide.
Hvordan lage et budsjett?
Det er flere måter å lage et budsjett på. Det enkleste er hvis organisasjonen allerede har tidligere tall og regnskap å bygge på. Da kan dere bruke historikken til å bygge opp det nye budsjettet. Hvis det er første gang dere skal sette opp et budsjett er det et godt utgangspunkt å bruke handlingsplanen som underlag med aktivitetene dere ønsker å gjennomføre. Innhent priser der dere kan og lag en kostnadsoversikt over de forskjellige aktivitetene dere ønsker å gjennomføre. Det samme gjelder for inntektssiden. Finn ut av hva dere kan forvente av inntekter, som f.eks. medlemskontingenten.
Det er viktig at budsjettet er oversiktlig, samtidig skal det ikke være for detaljert. For økonomiansvarlig og styret derimot kan dere være lurt å ha mer detaljerte underbudsjetter for en god økonomistyring.
Et budsjett viser hvordan inntekter finansierer kostnader, i tillegg til å fungere som en ramme for hvilke aktiviteter organisasjonen deres har råd til å gjennomføre.
Eksempel på en enkel budsjett til et medlemsmøte med 20 deltakere:
| Hva | Mengde | Kostnad | Kommentar |
| Kaffe | 1 pose kaffe til 40 kr | 40 kr | |
| Leie av lokaler | Møterom 3 timer til 200 kr i timen | 600 kr | |
| Pizza | 6 store pizza til 100 kr per stykk | 600 kr | |
| Til sammen | 1240 kr | ||
| Avrundet | 1400 kr | Avrundet opp for å ha en sikkerhetsmargin |
Les mer her: Økonomihåndbok for frivillige organisasjoner
ENKELT ØKONOMISKJEMA
| Inntekter | Budsjett | Regnskap | Utgifter | Budsjett | Regnskap |
| Diverse inntekter | Leie av lokaler | ||||
| Diverse tilskuddsmidler | Materiell | ||||
| Honorar | |||||
| Mat | |||||
| Transport | |||||
| Kontorrekvisita | |||||
| Annonser | |||||
| Annet | |||||
| Sum inntekter | Sum utgifter |
10 tips for et godt budsjett
- Diskusjon: Før dere lager budsjett bør dere ha en diskusjon om hvilke aktiviteter som skal prioriteres. Slik kan det komme gode forslag til aktiviteter allerede før budsjettforslaget settes opp. Hva vil dere satse på?
- Enighet: Budsjettet vedtas av årsmøtet. Alle medlemmer skal kunne komme med innspill og forslag til endringer, slik at alle kjenner at de kan stille seg bak de økonomiske rammene det neste året.
- Sammenheng: Det er en sammenheng mellom det dere vil gjøre og pengene som skal komme inn. Dersom kostnadene og inntektene ikke er sannsynlige har ikke budsjettet noen funksjon.
- Styring: Budsjettet er et styringsdokument som skal brukes i løpet av hele året, og må bygges opp slik at styret har mulighet til å omdisponere midlene underveis.
- Gjør det enkelt: Budsjettet skal være oversiktlig, men ikke for detaljert. Dere må ha nok detaljer til at dere ser hvordan pengene skal brukes, men ikke så mange detaljer at det blir uoversiktlig.
- Realisme: Budsjettet må være realistisk at dere ikke beregner mer inntekter enn det er sannsynlig at dere kan skaffe gjennom for eksempel søknader om støtte eller medlemskontingenter. Utgiftene bør være større enn inntektene. Hvis dere mottar støtte for det offentlige, er det sannsynlig at støtte dere ikke bruker opp må betales tilbake.
- Føre var: Det kan være lurt å legge inn en såkalt “buffer”. Bufferen er pengene du har i bakhånd i tilfelle uforutsette utgifter.
- Inkludere: Dersom dere skal søke om støtte fra kommunen, fylkeskommunen eller andre, må passe på å inkludere et budsjett i søknaden. I dette budsjettet er det viktig at den støtten dere søker om er regnet inn, slik at dere viser hva støtten skal brukes på.
- Undersøke: Snakk med andre som har vært aktive i organisasjonslivet en stund og som kjenner til hva forskjellige ting ender opp med å koste.
- Inspirasjon: Lære mer om å lage budsjett på kurs om økonomistyring.
HANDLINGSPLAN
Budsjett og regnskap er ikke løsrevet fra resten av det organisasjonen arbeider med, men henger tett sammen med det organisasjonen ønsker å gjennomføre. Det er vanlig å lage en oversikt over hva det skal jobbes med fremover, slik at dere vet om dere har ressurser til å gjennomføre. Både ressurser i form av mennesker, men også økonomisk.
Dere lager et oppsett som passer for dere, men det kan være lurt å ha med NÅR det skal gjøres, HVA som skal gjøres, HVORDAN det skal gjøres og HVEM som skal gjøre det. Og at man krysser ut når det er gjort.
Det er mange måter sette opp dette. Bruk digitale planleggingsvektøy, eller last ned en enkel mal i Excel her: enkel_mal_handlingsplan_excel
